管理個人時間的第一步,是找出你花費時間的方式。而給自己記錄一份時間日志,便是完成此事的高效做法。
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只要嘗試一天,你就能立刻對自己的時間去向有了深入了解。記錄每項行動所花費的時間,就能將無意識的習慣提升到清醒的意識層面,讓你有機會審視和優化自己的時間花費方式。
在一天的時間里,無論你何時開始或停止一項活動,都記錄下你所用時間。
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你可以只在工作時間做記錄,也可以一整天都這么做。當天結束時,將記錄的所有時間塊整理到各個類別中,就能知道每種類型的活動花了自己多大比例的時間。
若你想做得更加徹底,可以連續記錄一周,再計算出每種類型的活動所占總時間的比例,活動類型可以注明是查收郵件、看新聞、上網、接打電話、吃飯、去衛生間等事情上。只要你從椅子上起身,就意味著需要在時間日志上做次記錄了。對我來說,一般情況下我一天能有50-100次日志記錄。
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看到直觀的結果后,你會驚訝地發現,自己花在真正工作上的時間,只占了一小塊。研究表明,一般的辦公室白領,每天只會做1.5小時的實際工作,其余時間都花在了社交、喝咖啡、吃飯、非正式溝通、翻看文件以及其他許多非工作類任務上。平均來說,全職的辦公室白領,甚至直到上午11點才真正投入到工作中,到了下午3點半又逐漸松懈下來。
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分析你的時間日志
我第一次記錄時間日志時,發現自己一周在辦公室待了大約60小時,但只有15小時是在真正工作。即使從事實上看,我已比普通白領的效率高出兩倍,但自己仍感到憂慮。
那其余的45個小時都到哪兒去了?時間日志詳細地鋪在我面前,告訴我那些無意識中浪費了時間的行為——過于頻繁地查看郵件、在毫無必要的工作上追求完美、沉迷于各種新聞消息中、花太長時間用餐、屈服于本可避免的外界干擾等等。
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計算個人效率比
當意識到自己在辦公室花了60小時,卻只完成了15小時的實質工作時,我便開始問自己一些有趣的問題。
我的收入和成就感只取決于那15個小時,而非自己在辦公室所花的全部時間。我在想,是不是有必要計算一下自己每天的個人效率比?于是,我把花在實質工作上的時間量,除以待在辦公室的總時間:
個人效率比 =(用在“真正工作”上的時間)/(“上班”時間)?
雖然一開始,我對自己只花了25%的時間在實質工作上感到郁悶,但我也很快意識到,僅僅把工作時間延長會是更愚蠢的做法。